2018-2019学年春秋学期外派交换生相关材料提交及保险报销申请
2018-2019学年外派交换生回国报到、交换报告、心得等资料提交及保险报销等事宜现公布如下。
一、回国报到
2018-2019学年春季学期外派交换生回国后，请于下学期开学初向国际关系办公室邮件报到。同时提醒大家务必按照教务部门的注册安排，及时在相应的注册日期内携带学生证及校园卡等到注册地点办理下学期开学前的注册盖章，盖章时请务必将你们交换的那学期的注册章补上，本科教务老师会根据外派交换生名单来核实后补盖（MBA学生请根据MBA中心要求进行报到）。
二、交换个人心得、小组集体报告、个人和集体照片、交换视频的提交
交换个人心得、集体报告、交换照片和视频的提交是我院交换项目的一大特色，主要作学院宣传用途和交换生最新资讯、经验的分享传阅。优秀的交换心得报告内容和照片将上载于学院国际交流网页的交流分享版块或学院其他宣传品上（MBA学生请根据MBA中心要求进行交换心得报告和照片的提交）。
提交方式：
请按照要求进行文件命名，如交换集体报告为“交换院校名字+集体报告”；个人心得为“学生姓名+交换院校+个人心得”，相关资料打包压缩后请发送至lilin98@mail.sysu.edu.cn（如果视频、照片过大，建议使用超大附件形式发送即可；也请注意提交的照片质量和照片的命名要求）
截止日期：2019年8月30日
提交内容和要求请见下方：
1. 交换报告：前往同一所大学交换的同学，以小组为单位完成一份报告。
（1）正文提纲：
a) 签证（如：申请流程、材料准备、费用、需要注意的问题等，如需办理居留许可，请同时列出其申请情况）
b) 选课（如：选课流程和要求、学分转换难易程度、推荐的课程、授课特色等）
c) 住宿（如：租房流程、选择种类和费用、配套设施情况，租房地段和类型建议等，如可申请房屋补贴，请同时列出其申请情况）
d) 费用（请列出交换期间各项费用的支出情况，如国际旅费、住宿费、餐饮费、交通费、签证费、保险费、购买书籍费、通讯费、其它生活开销等）
e) 其它（如：当地交通和饮食状况、文化差异性、推荐携带出国的物品、旅游资讯等）
f) 交换感想与建议（列点陈述，可就交换课程给学弟学妹参考建议）
（2）固定格式（以下为范例）：
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交换报告
交换院校：Copenhagen Business School（请用该校官方的英文名） 所在国家：丹麦 交换时间：2017-2018学年秋季学期（9月-12月）（请按该校实际交换时间填写） 交换学生：李一（14级本科金融专业）、张三(15级硕士区域经济学专业) 联系方式： 李一：liyi@*****，135***** 张三：zhangsan@*** (请把愿意公布的联系方式列出，如邮箱，电话或QQ等，不愿意公布联系方式者可不填写此项)
一、签证 二、选课 三、住宿 四、费用 五、其它 六、交换感想和交换计划、学习建议（列点陈述）
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2. 交换心得：每人提交500字以内的交换心得。主要描述交换对你的影响，比如学业、个人发展等，以及你参与交换项目的心得体会，或者对下一届学生要说的话。
3. 照片：每人提交至少3张人物活动照，并以活动地点和活动内容命名文件名；以及1张个人海外生活照，并以姓名和地点命名文件名。每张大小为1M以上的清晰照片；个人海外生活照建议为交换生本人与当地国际学生或老师的合照，或参与当地学校组织或社团组织的活动照片、或个人的一些交流、学习特写照片；集体照片不一定仅仅是我院学生的集体照片，也可以是跟当地学生合照的集体照片，如穿院服参加当地国际交流生活动现场上的集体照片最佳。另外，纯风景照不符要求，无需提供；经挑选的优秀交换心得将连同其个人生活照上载于学院网页。
4. 小组集体照片：前往同一所大学交换的同学，以小组为单位提交1张穿着岭南交换T-shirt的集体照片。大小为1M以上的清晰照片。
5. 交换视频：以交换院校名字命名好，附上文本简单介绍视频对应的内容。
三、保险报销
申请人群：
2018-2019学年已赴国外院校进行交换学习的本科、硕士生和MBA的院级交换项目学生（备注：海外学习项目不予报销；获得国家/学校/学院/合作院校或其它形式的奖助学金用于资助海外交换的学生不予报销）。
申请保险报销材料:
（1） 外派交换生保险报销申请表原件（见文末附件，提交前务必确认是否已亲笔签名）
（2） 申请人身份证复印件一份
（3） 保单原件、复印件或其它相关凭证（原件将在核对后退还）
（4） 购买保险的发票以及相关支付记录如银行卡消费单等（如提供电子发票，请打印后亲笔补充一句“本人承诺本发票只用于报销一次”，签名并写上日期）
报销金额：
根据原始票据或凭证实报实销，每人最高限额为1500元
申请方式：把以上材料提交至岭南学院国际关系办公室李林老师（岭南行政中心201室）
截止日期：2019年8月30日
（MBA学生按照MBA中心要求递交至MBA中心）
温馨提醒：在未联系国际关系办公室说明原因的情况下，没有按时提交保险报销所需资料者视作自动放弃报销机会，我院将不再受理其申请。如截止日期前无法递交保险报销所需材料原件，可于截止日期8月30日前先发送原件扫描件至lilin98@mail.sysu.edu.cn以保留报销资格。
四、关于交换成绩单
学院本科教务只认可交换院校寄送给学院的学生交换成绩单原件和评分标准文件，一般程序为交换院校将交换生成绩单寄送到国际关系办公室（IRO），由IRO收到后发邮件通知学生并发送扫描件给学生保存，与此同时，IRO会将成绩单原件转送至本科\硕士或MBA教务部门留存，学生收到IRO邮件通知后再根据教务部门对交换生的学分转换办理程序规定准备好相关材料，前往教务部门完成学分转换。
注意：教务部门必须存档交换成绩单原件，如交换院校寄来的成绩单只有一份，学生如需要原件则需自行向交换院校申请。因此，建议交换生在离开交换院校回国之前，提前向交换院校申请好自己的交换成绩单原件一份，以防日后需要。但该原件不可直接用于办理学院教务学分转换的程序，如上所述，教务部门只可受理交换院校直接寄送给IRO的成绩单。
本科交换生学分转换相关程序信息参考链接：
http://lingnan.sysu.edu.cn/undergraduateprogram/article/295
硕士交换生学分转换相关程序信息请与对应的教务部门老师核实。
岭南学院
国际关系办公室
2019年7月26日
